Dans la rubrique "Dossiers" vous pouvez créer, modifier ou consulter un dossier.
Dans le menu latéral, cliquez sur « Dossiers ». Vous accédez directement à la liste de vos dossiers.
Dans la liste des dossiers, pour accéder au contenu d’un dossier, cliquez une fois sur l’icône dossier ou le nom du dossier. Quand vous survolez ces éléments, l’information “Accéder à ce dossier” apparait :
Si vous cliquez une fois sur la ligne du dossier, vous accédez au détail des parties de la procédure, au statut du dossier et à la date de saisine :
1. Créer un dossier
Dans la rubrique Dossiers, cliquez sur « Créer un nouveau dossier »..
1.1. Créer un nouveau dossier
Par défaut, la case « Avocat » est remplie.
Le statut du dossier est sur Brouillon.
Remplissez les informations suivantes :
- Le nom du dossier
-
Le N° interne du dossier
Cliquez ensuite sur « Valider ».
1.2. Composants du dossier
L’onglet I permet d’avoir les informations les plus importantes sur le dossier. C’est une fiche résumée du dossier.
L’onglet « Utilisateurs» permet d’accéder à l’ensemble des parties du dossier.
Vous pouvez consulter, ajouter, modifier ou supprimer une partie (client, partie adverse ou tout autre contact dans « Contact(s) utile(s) » …).
Vous pouvez dérouler l’ensemble des informations liées à une partie en cliquant sur la flèche à droite comme ci-dessous :
Vous pouvez supprimer une partie ou la modifier. Les pictogrammes apparaissent comme ci-dessous en positionnant le curseur sur la ligne concernée.
Les modifications apportées sur un utilisateur sont enregistrées dans la rubrique Contacts.
Vous pouvez ajouter une partie en cliquant sur le +. Ceci permet de créer automatiquement une fiche contact dans le carnet d’adresses.
Si le contact est existant, vous pouvez cliquer sur « Importer du carnet d’adresses ».
Vous pouvez chercher votre contact en tapant son nom dans la barre de recherche.
Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs contacts à importer.
Vous pouvez également ajouter des contacts utiles au dossier comme :
-
Un huissier chargé de l’assignation
-
Le notaire
-
La secrétaire suivant le dossier
-
Un conseiller juridique…
Vous trouvez dans cet onglet tous les emails associés au dossier. Cela inclut :
-
Les messages reçus
-
Les messages envoyés
-
Les brouillons
-
La corbeille
Tout email envoyé depuis le dossier, est associé systématiquement à ce dernier.
Vous pouvez enregistrer un email dans les brouillons en cliquant sur « Enregistrer » en bas du mail.
Vous pouvez reprendre le mail depuis « Brouillons » en cliquant sur reprendre.
Vous pouvez télécharger une pièce jointe en cliquant sur l’icône ci-dessous :
L’accusé de réception peut être visualisé depuis l’icône en haut à droite de chaque email. Il peut également être ajouté aux documents du dossier si vous cliquez sur « Ajouter l’AR aux documents ».
Vous pouvez mener les actions ci-dessous à travers les icônes en haut à droite de chaque email :-
Visualiser l’AR
-
Imprimer
-
Transférer
-
Supprimer
Dans cet onglet, vous retrouvez tous les fichiers associés à votre dossier.
Les documents peuvent être ajoutés de différentes façons au clic sur « Ajout de document » :
Dans ce cas vous sélectionnez un document depuis mon poste de travail.
Dans cet onglet, vous retrouvez tous les documents que vous avez ajoutés.
A travers les icônes en haut et figurant sur chaque document, vous pouvez :
-
Télécharger
-
Imprimer
-
Supprimer
-
Envoyer le document
Vous pouvez mener ces actions individuellement sur chaque document.
Vous pouvez également mener ces actions sur plusieurs documents.
Dans cet onglet, vous pouvez retrouver l’historique de l’ensemble des actions menées sur votre dossier avec le détail ci-dessous :
-
L’action réalisée
-
La date
-
Le nom de la personne qui a réalisé l’action
Vous pouvez filtrer les actions tracées dans l’historique par le nom du réalisateur (vous ou un délégué).
Vous pouvez mettre en place une délégation à un avocat délégué.
La délégation est un service du CNB qui permet d'accorder temporairement l'accès à votre compte e-barreau à un autre avocat (appelé "délégué"), inscrit à un barreau du ressort de votre Cour d'Appel et en exercice. Pour mettre en place une délégation, vous devez vous connecter à l'aide de votre clé.
Retrouvez plus d'informations sur la délégation dans cet article.
Dans cet onglet, vous pouvez retrouver l’ensemble des évènements liés à votre dossier :
-
Vos rendez-vous créés
-
Vos événements provenant de la juridiction
-
Vos audiences
-
Création de l'événement
Pour créer un évènement associé depuis le dossier, cliquez sur “Actions du dossier”, puis sur “Créer un événement”.
-
Paramétrage de l'événement
Vous devez ensuite renseigner les informations demandées :
-
Titre de l’événement
-
Le type de l’événement : présentiel, visioconférence, téléphone…
-
L’adresse du rendez-vous ou un complément si le rendez-vous n’est pas en présentiel
-
Les participants
-
La description
Cliquez sur « Suivant ».
-
Choix des dates et horaires
Vous devez sélectionner un ou des créneaux horaires pour votre rendez-vous.
-
Cliquez sur le jour souhaité dans l’agenda.
-
Si besoin vous pouvez naviguer entre les mois en cliquant sur les flèches < et >
-
Dans la colonne de droite vous devez sélectionner l‘heure et les minutes de l’heure de début et de l’heure de fin
-
Si vous souhaitez ajouter un autre créneau dans la même journée, cliquez sur le + bleu à droite. Si vous souhaitez ajouter un autre créneau durant une autre journée, cliquez sur la date dans l’agenda.
-
Vous pouvez paramétrer un rappel par notification, en minutes, en heures ou en jours précédant le rendez-vous.
Une fois terminé, cliquez sur “Valider”.
-
Validation
Un récapitulatif avant envoi est affiché avec :
-
Le nom de l’événement
-
La liste des invités
-
Le contenu de l’invitation
-
Le créneau
-
Le type de rendez-vous
Cliquez ensuite sur « Envoyer ».
Un email récapitulatif est envoyé ensuite à l’ensemble des invités. Il est accessible depuis la messagerie globale et depuis la messagerie du dossier concerné.
Vous retrouvez votre rendez-vous également sur l’agenda avec l’ensemble des informations renseignées :
2. Lancement de la procédure
Une fois votre dossier créé, vous pouvez lancer une procédure en cliquant sur « Actions du dossier » puis « Démarrer une action ».
3. Modifier la référence interne du dossier
Cliquez sur la roue crantée en haut à droite, puis sur « Modifier réf. Interne du dossier » :
Renseignez la référence interne de votre choix puis cliquez en dehors du champ.
La référence s’affiche au niveau du dossier et de la liste des dossiers.
4. Mettre à jour les procédures
Après envoi de la procédure et association du numéro de RG, vous pouvez utiliser ce bouton.
Vous pouvez “rafraîchir” votre procédure pour charger manuellement les dernières informations de la juridiction en cliquant sur “Mettre à jour les procédures”.
Ce bouton n’apparait pas sur les affaires conseil simple et les dossiers de type médiation.
5. Supprimer une procédure, clôturer un dossier
Vous pouvez clôturer un dossier si :
-
La/les procédure(s) entamée(s) avec la juridiction sont terminées,
-
La/les procédure(s) n’ont pas été envoyées à la juridiction. Dans ce cas vous devez la/les supprimer avant de pouvoir clôturer le dossier.
Dans un dossier, si une procédure est en cours avec la juridiction, vous ne pourrez donc pas clôturer le dossier.
-
Pour supprimer la/les procédure(s) non envoyées à la juridiction, rendez-vous dans votre dossier, cliquez sur le bouton “Actions du dossier” puis “Supprimer cette procédure” :
-
Une fenêtre de confirmation s’affiche. Cliquez sur “Valider” pour confirmer la suppression :
-
Pour clôturer le dossier, rendez-vous dans votre dossier, cliquez sur le bouton “Actions du dossier” puis “Clôturer le dossier ” :
-
Une fenêtre de confirmation s’affiche
Dans un dossier, si au moins une procédure est encore en cours avec la juridiction, les procédures supprimées apparaissent dans la liste des dossiers :
