Envoyer un message

1. Envoyer un email depuis la messagerie globale

Pour envoyer un email depuis la messagerie globale,

  • Rendez-vous dans le menu latéral, cliquez sur la rubrique Message puis sur n’importe quelle sous rubrique,

  • Cliquez sur “Nouveau message”

 

2. Envoyer un email depuis un dossier précis

Pour envoyer un email depuis la messagerie d’un dossier,

  • Ouvrez le dossier et cliquez sur l’icône “Messages” dans le barre menu du haut

  • Puis sur “Nouveau message”

Un email peut-être envoyé au greffe ou entre avocat. Pour envoyer un message au greffe, un numéro de RG (provisoire ou définitif) doit être associé au dossier.

 

a) Envoyer un email au greffe

Pour envoyer un mail au greffe, cliquez sur « Nouveau message » et renseignez les champs suivants :

  • Dans le menu déroulant “Type de message” sélectionnez “Greffe”,

  • Associer à un dossier : au clic, un pop in apparaît. Cette fonctionnalité apparaît uniquement si vous êtes dans la messagerie globale. Si vous êtes dans un dossier, le message y sera forcément rattaché.

Pour rechercher le dossier que vous souhaitez associer, vous pouvez effectuer une recherche par :

  • Le N° de RG,

  • Le nom du dossier concerné,

  • Le numéro interne

Dans la liste de résultats, cliquez sur le dossier que vous souhaitez associer au message puis cliquez sur « Associer à ce dossier ».

Vous pouvez associer un mail au greffe uniquement aux dossiers ayant déjà un N° de RG.

Résultat : vous retrouverez ce message dans la messagerie du dossier en plus de la messagerie globale.

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  • La juridiction : une fois le dossier associé, ce champ est renseigné automatiquement par le nom de la juridiction qui traite le dossier,

  • Destinataire : choisissez la chambre ou le service à qui vous souhaitez envoyer votre email parmi les choix proposés,

  • Type Evènement : choisissez l’événement correspondant à l’envoi de votre email,

  • Type d’audience : choisissez l’audience dans la liste déroulante,

  • Date de l’audience : choisissez la date d’audience.

Vous pouvez rédiger une date sous le format JJ/MM/AAAA ou cliquer sur l’icône de calendrier.

Un calendrier mensuel s’affiche dans lequel vous pouvez sélectionner une date d’audience.

  • Destinataire en copie : vous pouvez ajouter des avocats en copie. Pour cela, cliquez sur l’icône du carnet d’adresses. Sélectionnez ensuite les avocats souhaités sur le pop in qui apparaît, puis cliquez sur « Ajouter ».

  • Corps de l'email : rédigez votre email (pas de limitation de caractères)

  • Ajouter un fichier en pièce jointe : cliquez sur « Ajouter votre fichier »

    • Un popin “Ajouter un fichier” s’ouvre. Sélectionnez « Télécharger de mon ordinateur » si c’est un document qui est sur votre ordinateur ou cliquez sur « Utiliser un fichier de ce dossier » pour sélectionner un document enregistré dans le dossier. Puis cliquez sur “Ajouter”.

 

Vous pouvez joindre des pièces jointes de type RTF, WORD, ODT et PDF qui seront compressés et convertis en PDF (la taille maximale = 10Mo).

Une fois le fichier chargé, vous pouvez le visualiser ou le supprimer. Puis cochez la case “J’ai visualisé les documents et je confirme qu’ils sont conformes à ce que je désire envoyer”.

Pour finir, cliquez sur « Envoyer » pour envoyer l’email au greffe.

Votre message apparaît dans les éléments envoyés.

Un code couleur indique l’origine du message : TJ, CA ou TC. Ces couleurs sont également reprises pour les dossiers et les rendez-vous de l’agenda :

  • Bleu clair pour le Tribunal judiciaire

  • Violet pour la Cour d’Appel

  • Vert pour le Tribunal de Commerce

  • Les messages issus de PLEX n’ont pas de code couleur

Dans le message, une icône indique l’état du message :

  • L’icône rouge avec les points de suspension indique que le message est en cours d’envoi

  • L’icône verte indique que le message a bien été envoyé

 

b)    Envoyer un mail entre avocats

Pour envoyer un email à un autre avocat, cliquez sur “Nouveau message” et choisissez le type de message « Autre ».
Pour rattacher un email à un dossier cliquez sur “Associer à un dossier” le popin s’ouvre vous pouvez sélectionner un dossier et le rattacher.

Puis, complétez les champs ci-dessous en fonction de vos besoins :

  • L’objet

  • Le(s) destinataire(s)

  • Le(s) destinataire(s) en copie

  • Ajout de document(s) en pièce(s) jointe(s)

Les champs marqués d’un astérisque doivent être obligatoirement renseignés pour pouvoir envoyer le message. Il s’agit des informations attendues par le greffe.

 

c)    Envoyer un mail de type “pénal”

La communication avec les juridictions pénales est possible sur E-barreau et ce à travers les messages de type pénal dans la messagerie globale.

Pour envoyer un message pénal, cliquez sur “Nouveau message” et choisissez le type de message « Pénal » dans la liste déroulante.

  • Choisissez ensuite le type de juridiction et la juridiction,

  • Complétez l’objet de l’email,

  • Pour ajouter un destinataire, cliquez sur l’icône de carnet d’adresses. Recherchez un destinataire à partir de l’annuaire pour CEP,

  • Complétez le corps de l’email,

  • Vous pouvez ajouter un fichier si vous le souhaitez,

  • Cliquez sur “Envoyer”.

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