Créer un dossier de médiation et consulter ses informations

La fonctionnalité d’E-médiation permet de créer et suivre des dossiers de médiation, ainsi que de réaliser de la médiation à distance grâce à un système de visioconférence.

Vous pouvez consulter la vidéo tutoriel “Lancer une médiation” sur Youtube (elle s’ouvrira dans une nouvelle fenêtre ou un nouvel onglet) : https://youtu.be/GbC2-GFniCg

 

1. Créer une action de médiation

1.1. Créer une action médiation dans un dossier existant

Pour créer une action de médiation dans un dossier déjà créé, cliquez sur le bouton “Action du dossier”.

Ensuite, choisir l’option “Démarrer une action”.

Un écran qui permet de choisir le type d’action souhaité s’affiche. Il faudra choisir “Médiation”.

Vous pouvez ensuite choisir le type de médiation. Cette étape est optionnelle et peut être passée en cliquant sur le bouton “Passer cette étape” pour arriver sur l’action de médiation créée.

1.2. Création d’un nouveau dossier avec une action de médiation

Au clic sur le bouton “Créer un nouveau dossier”, l'écran suivant affiche :

Vous pouvez donc choisir de créer un dossier de médiation en tant que médiateur ou en tant qu’avocat accompagnant.

Les choix s’affichent en cliquant sur “Médiateur”.

 

2. Composants du dossier

Onglet I "Informations"

Suite à la création d’un dossier avec une action de médiation, vous pouvez visualiser les différents onglets.

Le premier onglet est l’onglet “Informations” où sont affichées toutes les informations relatives au dossier.

Sur cette page vous trouvez les champs suivants :

  • Statut du dossier : Liste déroulante pour indiquer si le dossier est Ouvert ou Terminé.

  • Type de médiation : Liste déroulante pour choisir s'il s'agit de médiation conventionnelle, judiciaire, ou de la consommation.

  • Durée : Champs libre.

  • Date de début : Champs date pour indiquer la date du début de la procédure.

  • Evénement associé : Les évènements à choisir dépendent du type de la médiation choisie.

  • Date de fin : Date de fin du dossier.

  • Date de modification : La date de dernière modification sur le dossier qui se met à jour automatiquement.

  • Date de création : La date de création dossier qui est renseignée automatiquement.

Les champs ne sont pas obligatoires et peuvent être renseignés/modifiés à n’importe quel moment durant la vie d’un dossier.

Les champs peuvent être modifiés en cliquant sur le bouton “Modifier les informations”.

Onglet Utilisateurs

Le deuxième onglet est constitué de deux sections :

Médiateurs : Cette section contient le(s) médiateur(s) d’un dossier

Parties : Vous pouvez ajouter autant de parties que souhaité, et pour chacune ajouter des personnes (physique ou morale)

 

Section "Médiateur(s)"

Pour ajouter un médiateur, cliquez sur “Ajouter un médiateur”.

Le médiateur peut être ajouté de trois manières :

  • Mes contacts : importer un contact déjà créé ;

  • Annuaires des avocats : importer un avocat depuis l’annuaire ;

  • Autre : Créer un nouveau contact depuis un formulaire.

 

 

Section "Parties"

Par défaut une première partie est créée à la création de l’action de médiation. Vous pouvez la renseigner ainsi qu’en créer d’autres.

 

Vous pouvez renommer une partie ou la supprimer. Les icônes qui le permettent s’affichent juste en positionnant le curseur sur le nom de la partie.

Vous pouvez ajouter une personne (médié ou avocat accompagnant) dans une partie.

La partie peut être une personne physique ou morale, le formulaire d’ajout change en fonction de ce choix.

Onglet Messages

La création se fait sur le même principe que pour une procédure judiciaire, consultez le manuel correspondant.

Onglet Evénement

Vous pouvez créer un événement et y inviter des participants. le bouton est accessible via le menu “Action du dossier”.

Le champs “Objet” est obligatoire.

En cliquant sur l’icone du champs “Participants”, vous arrivez sur l'écran qui permet d’inviter des contacts déjà ajoutés au dossier (cf. onglet utilisateurs) depuis l’onglet “Contacts du dossier”, des contacts parmi les contacts de l’avocat “Mes contacts”, des avocats depuis “Annuaire des avocats”, et/ou créer de nouveaux contacts depuis l’onglet “Autre”.

Les contacts sélectionnés sont affichés en bas de la pop-in.

Vous pouvez choisir le type de l’évènement :

  • Présentiel : Vous pouvez renseigner le champs adresse ;

  • Visioconférence : Une fois le créneau définitif choisi, une invitation sera envoyée aux participants avec les modalités de la réunion ainsi qu'un lien d’accès à la visioconférence qui se déroulera sur Zoom. En tant qu’organisateur, vous pouvez accéder au lien d’accès sur la page de l’évènement depuis la plateforme ;

  • Téléphone.

Une fois les participants ajoutés, et le type de réunion choisi, vous pouvez choisir un ou plusieurs créneau(x) pour votre évènement.

Si vous choisissez plusieurs créneaux, les participants pourront indiquer leur disponibilité parmi les choix proposés, et vous pouvez vous baser dessus pour définir un créneau définitif.

Une page de synthèse vous permet de visualiser toutes les informations renseignées avant d’envoyer les invitations.

Onglet Fichiers

Sur l’onglet “Fichiers” vous pouvez télécharger, partager, et consulter des documents.

onglet_fichiers_2.png

Onglet Historique

Sur l’onglet “Historique”, vous pouvez visualiser l’ensemble des actions réalisées sur le dossier.

 

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