Une fois que vous avez créé un dossier (cf. article « Créer un dossier »), il est possible de le partager avec vos contacts en définissant des droits d'accès spécifiques. Cette méthode garantit une sécurité optimale, car vous pouvez limiter l'accès à la lecture des fichiers ou autoriser l'ajout de nouveaux documents en toute sécurité.
Pour partager un fichier, suivez ces étapes :
- Cliquer sur les trois petits points situés à côté du dossier en question
- Un menu s'ouvre avec plusieurs actions disponibles. Cliquer sur « Partager ».
- Une fenêtre « Gérer l’accès à [nom du dossier créé] » s’ouvre.
- Renseigner les éléments et options :
Rubrique « Lien public d’accès » : partage avec tous vos contacts internes/externes (collaborateurs, clients)
- Sélectionner un droit parmi ceux proposés dans le menu déroulant (écriture, lecture, pas d’accès).
- Cliquer sur « Copier le lien public dans le presse-papiers ». Cela vous permet de communiquer ce lien à vos contacts en collant ce lien dans un mail. Ne pas oublier de leur communiquer le mot de passe dans un autre mail si vous aviez choisi l’option mot de passe.
- Ajouter un mot de passe (facultatif).
- Choisir une date d’expiration du partage.
Rubrique « Propriété générale d’accès »
Ici 2 options s'offrent à vous :
- "Hériter du dossier parent" : signifie que l'utilisateur avec qui vous partagez un dossier ou un document, va hériter des autorisations définies dans le dossier qui se trouve un cran au-dessus dans la hiérarchie (parent).
- "Toutes les personnes de l'entreprise" : signifie toutes les personnes disposant d'un compte avocat.fr.
- Sélectionner « Hériter du dossier parent » ou « Toutes les personnes de l’entreprise ».
Rubrique « Droit spécifique d’accès » (pour les collaborateurs avec une adresse @avocat.fr)
- Saisir le(s) contact(s) à inviter et cliquer sur « Ajouter »
- Il est également possible de contrôler les autorisations de chaque utilisateur, en leur accordant ou en leur refusant la possibilité de modifier ou de supprimer des fichiers. Pour attribuer les droits nécessaires aux utilisateurs, cliquer sur le menu déroulant à côté de l'adresse mail de la l’utilisateur concerné et sélectionner un droit parmi : accès total, écriture, lecture, pas d’accès.
Ensuite, la personne sera en mesure de consulter/déposer des fichiers dans le dossier, qui sera disponible dans son espace « Partagé avec moi ».