La délégation au personnel administratif est un service que propose le CNB et qui permet à un avocat de déléguer certaines tâches au personnel administratif de son choix.
Ce personnel aura alors la possibilité de se connecter au nom de l'avocat à un service donné.
Attention, clé obligatoire !
La mise en place de la délégation nécessite que vous vous connectiez à l'aide de votre clé avocat.
Pour mettre en place une délégation, il vous faut au préalable créer un compte sur eDentitas pour votre personnel administratif.
Etape 1 - Création du compte du personnel administratif
Pour pouvoir déléguer des accès à un personnel administratif, il faut préalablement créer son compte depuis votre espace eDentitas. Pour ce faire, retrouvez ci-dessous les étapes à suivre.
- Connectez-vous à votre espace avocat sur le site institutionnel du CNB à l'aide de votre clé
- Accédez ensuite au service "e-Dentitas".
- Vous êtes à présent sur votre espace e-Dentitas. Cliquez sur « Ma structure » sur le menu latéral gauche.
- Cliquez ensuite sur "Créer un administratif"
- Saisissez l’adresse e-mail du personnel administratif dont vous souhaitez créer le compte
- Cliquez sur "Continuer"
- Complétez le profil du personnel administratif en renseignant tous les champs :
• Civilité
• Nom
• Prénom
• Mot de passe. Il vous faudra communiquer ce mot de passe au personnel administratif concerné
• Confirmation du mot de passe
• L’adresse e-mail sur laquelle le personnel administratif recevra à chaque connexion ses codes uniques d'accès - Enfin, cliquez sur "Valider"
- Si vous avez saisi la même adresse e-mail pour le compte e-Dentitas et pour la réception des codes uniques, une demande de confirmation s’affiche. Cliquez sur « OK » si vous êtes sûr de bien vouloir poursuivre ainsi.
- Le compte e-Dentitas du personnel administratif est alors créé et vous voyez apparaître son profil en cliquant sur « Ma structure » dans le menu latéral gauche
De son côté, le personnel administratif reçoit une notification par e-mail qui lui indique que vous lui avez créé un compte sur votre espace e-Dentitas.
Vous allez à présent pouvoir mettre en place la délégation pour ce personnel administratif.
Etape 2 - Création de la délégation au personnel administratif
Le personnel administratif est inscrit sur e-Dentitas ; retrouvez ci-dessous les étapes à suivre pour lui attribuer une délégation.
- Connectez-vous à votre espace avocat sur le site institutionnel du CNB à l'aide de votre clé
- Accédez ensuite au service "e-Dentitas".
- Vous êtes à présent sur votre espace e-Dentitas. Cliquez sur « Mes délégations »
- Vous accédez alors à l’espace de gestion de vos délégations. Cliquez sur « Je délègue mes accès à »
- Enfin cliquez sur « Ajouter » pour choisir un délégué.
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Dans le champ « Délégué » saisissez l’adresse email du compte du personnel administratif qui sera le délégué. Vous avez également la possibilité de « Rechercher par nom » pour retrouver le personnel administratif à qui vous souhaitez déléguer votre accès :
En cas de recherche par nom, l’adresse e-mail du personnel administratif est automatiquement ajoutée puisque vous l’aviez déjà renseignée dans son compte e-Dentitas.
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Il vous faudra à présent définir les éléments suivants :
• Le service auquel vous voulez affecter cette délégation, parmi ceux proposés. Actuellement seul le service e-Carpa est disponible
• Les droits que vous souhaitez accorder à votre délégué
• La durée de validité de la délégation
• L'état de la délégation - qui est par défaut « actif » afin que votre délégué puisse s'en servir. - Enfin, lorsque tous ces éléments sont renseignés, cliquez sur « Enregistrer »
- Après avoir enregistré, vous revenez automatiquement sur la page "Je délègue mes accès à", et votre demande apparaît en "ATTENTE"
Votre délégué reçoit alors un email à l'adresse que vous avez renseignée sur son compte e-Dentitas, l'invitant à accepter la délégation que vous venez de mettre en place.
Votre délégué devra se connecter à l'aide de ses identifiants e-Dentitas pour finaliser l’opération.
Après son acceptation, l'état de la délégation passe à "VALIDE". À partir de cet instant, votre personnel administratif peut se connecter en tant que délégué lors de son accès au service sélectionné, dans le respect des droits que vous lui avez accordés, pendant toute la période de validité de la délégation.
Vous êtes personnel administratif et un avocat vous délègue des accès sur ses applications.
Vous recevez alors 2 emails de notification :
- Un premier email pour vous notifier que l’avocat a créé votre compte e-Dentitas
- Un second mail pour solliciter de vous la validation de sa demande de délégation
- Cliquez sur le lien présent dans l’email pour valider la demande
- Vous êtes alors invité à vous connecter sur e-Dentitas. Saisissez votre email et le mot de passe que l’avocat délégant vous a communiqué.
- Cliquez sur « Connexion »
- Vous recevez alors un code unique de connexion (OTP) par email à l'adresse indiquée sur votre compte eDentitas pour la réception des OTP. Saisissez-le dans le champ à cet effet, puis cliquez sur « Connexion »
- Prenez connaissance des conditions générales d’utilisation d’e-Dentitas et acceptez-les en cliquant sur « J’ai lu, j’accepte et je continue »
- Vous accédez à votre profil créé sur e-Dentitas. Nous vous recommandons fortement de personnaliser votre mot de passe : pour ce faire, renseignez les champs « Mot de passe » et « Confirmation du mot de passe »
- Cliquez ensuite sur « Valider »
Si l’adresse email de votre compte et celle servant à réceptionner les codes de sécurité sont les mêmes, vous recevez un message de confirmation. Cliquez sur « OK » si vous confirmez :
Vous avez bien mis à jour vos données et le message qui s’affiche vous le confirme :
L'accès au menu « Délégations », vous permet de voir les délégations en attente de votre validation.
Cliquez sur "Valider" pour accepter la délégation.
Une fois validée, la délégation est active et vous pouvez vous connecter en tant que délégué au service attribué pendant toute la période de validité de la délégation.