Le dossier est l’élément central d'e-Barreau. C’est à partir d’un dossier préalablement créé que toutes les actions liées à ce dossier peuvent être menées. Dans un dossier, vous pouvez avoir une ou plusieurs procédures.
Les dossiers sont sauvegardés sur les serveurs du CNB. Ainsi, ils demeurent accessibles même en cas d'indisponibilité des serveurs de la Chancellerie.
Suivez les étapes ci-dessous pour accéder au dossier et voir ce qu'il comporte.
1- Pour accéder aux dossiers, cliquez sur "Dossiers" sur le menu latéral gauche
2- Le menu "Dossiers" se déploie
3- La liste des dossiers s'affiche. Les dossiers récemment consultés sont en tête de liste.
4- Cliquez sur le nom du dossier pour l'ouvrir
Bon à savoir
Si c'est votre première fois sur e-Barreau, vous ne verrez apparaître aucun dossier car vous n'y avez jamais consulté de dossier. Utilisez la barre de recherche en haut de l'écran pour retrouver le dossier qui vous intéresse. Une fois que vous l'aurez consulté, il s'affichera dans la liste des dossiers consultés récemment.
5- Pour afficher quelques informations du dossier sans l'ouvrir, cliquez sur la ligne du dossier dans l'espace laissé en blanc ou sur la petite flèche à droite.
6- En Vous verrez alors apparaître les parties du dossier, le statut du dossier et la date de saisine.
7- Pour refermer cet aperçu, cliquez à nouveau sur la petite flèche à droite
Pour ouvrir le dossier, cliquez sur le nom du dossier.
Une fois le dossier ouvert, vous retrouvez tous les éléments liés à ce dossier, à savoir :
8- Le nom du dossier s'affiche en haut et sa référence interne à votre cabinet (si vous lui en avez attribué une. Sinon, vous avez la possibilité de le faire ici)
9- Les procédures en cours ou terminées. Dans un dossier vous pouvez avoir une ou plusieurs procédures, en cours ou terminées. Chacune d'elles dispose d'un onglet dans le dossier
10- Les dernières informations sur ce dossier
11- Les noms et coordonnées des parties
12- Les messages liés à ce dossier. C'est ici que vous allez créer un nouveau message ou consulter les messages envoyés, reçus ou en brouillon
13- Les évènements de ce dossier
14- Les documents du dossier
15- L'historique des actions
16- Vous avez la possibilité de mettre à jour les procédures en cliquant sur ce bouton
17- Menu pour démarrer une action sur ce dossier. C'est ici que vous allez :
- démarrer une procédure
- créer un nouveau message
- créer un évènement
- Mettre à jour le n° RG
- Supprimer cette procédure
18- Accédez aux paramètres du dossier en cliquant sur la roue crantée
- Renommer le dossier
- Modifier la référence interne de ce dossier
- Fusionner ce dossier avec un autre dossier
19- Vous avez la possibilité de créer une échéance
Ainsi, tous les éléments liés à un dossier (noms des parties, messages, évènements, documents et historique des actions) sont regroupés au même endroit.
Retrouvez ci-dessous la présentation des différents onglets du dossier
Lorsque vous cliquez sur l'onglet "Informations" représenté par un "i", vous voyez apparaître les principales informations du dossier.
Lorsque vous cliquez sur l'onglet "Contacts", vous voyez apparaître toutes les parties de ce dossier. Vous avez également la possibilité d'ajouter des contacts utiles au dossier (qui ne sont pas des parties).
Pour afficher toutes les informations relatives à un contact, cliquez sur la flèche à droite (1).
Toutes les informations apparaissent alors (2). Pour masquer le détail des informations, cliquez à nouveau sur la flèche (3).
Vous avez la possibilité d'ajouter une partie, qu'elle soit votre cliente (4) ou votre adversaire (5). Vous pouvez également ajouter un contact utile au dossier (6), comme par exemple :
- l'huissier chargé de l'assignation
- le notaire
- la secrétaire suivant le dossier
- un conseiller juridique, etc.
Si le contact a déjà été saisi sur la plateforme dans le cadre d'un autre dossier, vous pouvez l'importer du carnet d'adresses (7).
En cliquant sur + Ajouter un client, un adversaire ou un autre intervenant (4, 5, 6), un formulaire s'affiche afin que vous saisissiez les données concernant ce nouveau contact (8). Une fois les champs complétés, cliquez en bas de page sur "Enregistrer" (9).
A noter : les champs qui présentent un astérisque sont des champs de saisie obligatoire.
Si vous avez cliqué sur "Importer du carnet d'adresses" (7), une fenêtre s'ouvre afin que vous saisissiez le nom de la personne que vous souhaitez importer (10) et les options trouvées dans le carnet d'adresses vous sont proposées (11). Si cela correspond à la personne que vous cherchiez, cliquez sur "Ajouter" (12)
Il se peut que certains champs restent à compléter (13) ; renseignez les informations manquantes (14), puis cliquez sur "Enregistrer" (15).
Votre nouveau contact est alors ajouté aux contacts liés à ce dossier (16)
Pour plus de détails sur la gestion des contacts dans le nouvel e-Barreau, reportez-vous à la section Contacts.
Vous trouvez dans cet onglet tous les e-mails associés au dossier. Cela inclut (1) :
- les messages reçus
- les messages envoyés
- les messages en brouillon
- la corbeille
C'est là aussi que vous trouvez le bouton "+ Nouveau message" pour commencer la rédaction d'un nouveau message.
Tout e-mail envoyé depuis le dossier est associé systématiquement à ce dernier.
Si vous ne souhaitez pas envoyer votre message immédiatement, vous avez la possibilité de l'enregistrer dans les brouillons pour le reprendre plus tard.
Pour le reprendre plus tard, il vous suffit de cliquer sur "Brouillons" puis "Reprendre"
Pour plus de détails sur l'utilisation des messages dans le nouvel e-Barreau, reportez-vous à la section Messagerie.
Lorsque vous cliquez sur l'onglet "Evènements" vous voyez apparaître les rendez-vous liés au dossier.
En cliquant sur l'onglet "Documents" (1), vous retrouvez tous les documents associés à ce dossier.
Les documents ajoutés le plus récemment apparaissent en tête de liste (2). Les options qui s'offrent à vous sur cette page sont les suivantes :
- Ajout de document (3)
- Affichage de vos documents ou des documents partagés avec vous (4)
- Cochez la case correspondante au document pour agir sur lui (5). 4 options apparaissent alors (6) :
-
- Télécharger le document
- Imprimer le document
- Envoyer le document
- Supprimer le document
-
Vous pouvez mener ces actions individuellement sur chaque document ou sur plusieurs documents à la fois.
Lorsque vous cliquez sur l'onglet "Historique" (1), vous retrouvez l’historique de l’ensemble des actions menées sur votre dossier avec le détail ci-dessous (2) :
- L’action réalisée
- La date
- Le nom de la personne qui a réalisé l’action
Vous pouvez filtrer les actions tracées dans l’historique par Délégué ou Evènements (3).
La délégation est un service du CNB qui permet d'accorder temporairement l'accès à votre compte e-Barreau à un autre avocat en exercice (appelé "délégué") inscrit à un barreau du ressort de votre Cour d'Appel. Pour mettre en place une délégation, vous devez vous connecter avec votre clé avocat. Retrouvez plus d'informations sur la délégation dans cet article.