Cette phase intervient avant la phase de signature de l’acte. Elle est facultative dans le processus de signature.
Deux situations sont possibles : vous pouvez soit accepter de valider, soit refuser de valider l’acte.
Si l’acte est validé par tous les validateurs, il part automatiquement en phase de signature.
En cas de refus, l’avocat initiateur réévalue la situation en fonction des retours.
1. Consulter l’acte pour validation
Vous avez été désigné comme validateur de l’acte par l’avocat initiateur.
Vous pouvez consulter les documents de l’acte mis à votre disposition sur la plateforme.
Vous pouvez :
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Visualiser les documents de l’acte en cliquant sur l’icône « Œil »
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Télécharger tout ou partie des documents sur votre poste pour les consulter.
Cochez la case « Je confirme avoir pris connaissance des documents » pour confirmer la lecture du document.
La validation de cette case est obligatoire pour passer à l’étape à l’étape suivante.
2. Accepter la validation
Accepter l’acte consiste à confirmer que le contenu de l’ensemble des documents est validé et que c’est la version finale qui sera soumise pour signature au(x) signataire(s).
Pour accepter, il faut d’abord cocher la case « Je confirme avoir pris connaissance de l’ensemble des documents ».
Cliquez ensuite sur le bouton « Accepter » pour valider ces documents.
Une fenêtre vous confirme la bonne réalisation de l’action.
Cliquez sur « Quitter » pour quitter cet espace de validation.
N.B : A ce stade, s’il y a plusieurs documents liés au même acte, ils seront présentés de façon individuelle l’un à la suite de l’autre. L’ordre dans lequel ils sont présentés sera l’ordre de signature.
Dans la phase de signature, les documents sont réunis dans un document unique.
3. Refuser de valider
Refuser de valider l’acte consiste à demander à l’avocat initiateur de le modifier. La modification ne sera pas réalisée dans cet outil mais dans les outils classiques de bureautique.
Pour refuser, il faut d’abord cocher la case « Je confirme avoir pris connaissance de l’ensemble des documents ».
Cliquez par la suite sur « Refuser et laisser un commentaire ».
Un champ texte s’ouvre où vous devez saisir obligatoirement le motif de votre refus.
Cliquez ensuite sur le bouton « Envoyer ».
Cette information sera transmise à l’avocat initiateur.
Une fenêtre vous confirme la bonne réalisation de l’action.
Cliquez sur « Quitter » pour quitter cet espace de validation.
N.B : Une fois fermé après l’action à réaliser, il n’est plus possible de revenir sur cet espace.
Tant que l’action de valider n’est pas réalisée, vous pourrez revenir consulter le document pendant la durée de validité du lien reçu par mail.
4. Relance pour validation
L’avocat initiateur a la possibilité de vous renvoyer un mail de relance pour rappel.
Cet email sera identique au mail initial, la seule différence sera dans l’objet du mail qui contiendra le mot [Relance].