En tant qu’avocat initiateur, vous pouvez envoyer un acte pour validation aux validateurs.
L’envoi pour validation n’est pas obligatoire dans le processus.
→ Cliquez sur le bouton « Envoyer pour validation » après la création de l’acte.
Sélectionnez les validateurs à partir des avocats validateurs et des signataires en les cochant.
Vous pouvez aussi ajouter au niveau de l’interface un « Signataire » et un « Avocat validateur» en cliquant sur le bouton « + ».
Au clic sur le bouton « Envoyer », le pop-up apparaît « Votre acte sera envoyé pour validation, l’acte une fois validé par l’ensemble des validateurs, sera envoyé automatiquement aux signataires » avec les boutons « Annuler » et « Oui ».
Une fois l’envoi pour validation effectué, l’acte passe au statut “En cours de validation”.
Les validateurs sélectionnés reçoivent une notification email avec le lien pour se connecter et valider. Le lien est valable pendant 1 mois. Si cette durée est dépassée, l’avocat doit envoyer une relance pour validation.
→ Cliquez sur « Envoyer pour validation » au niveau de la synthèse.
Si vous n’avez pas envoyé pour validation directement après la création de l’acte alors le système affiche la synthèse avec en bas deux boutons “Envoyer pour validation”, “Envoyer pour signature”.
Une fois que vous cliquez sur « Envoyer pour validation » la même interface décrite plus haut apparaît.
1. Acte validé par l’ensemble des validateurs
L’ensemble des validateurs ont accepté de valider l’acte.
En tant qu’avocat initiateur, vous êtes notifié par email de l’acceptation de chaque acteur.
L’acte prend alors le statut « En cours de signature » car il est envoyé automatiquement pour signature aux signataires définis.
Cliquez sur l’acte dans la liste “Mes actes” => le système affiche la synthèse au niveau de laquelle vous avez les actions possibles :
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Abandonner un acte,
-
Télécharger un acte,
-
Relance de signature.
2. Refus de validation par un ou plusieurs validateurs
Si l’un des validateurs a refusé de valider, l’acte prendra le statut “Validation refusée”. Le statut de l’acte ne change pas avant que tous les validateurs aient donné leurs réponses.
Quand l’acte est au statut “Validation refusée” il n’est pas envoyé pour signature automatiquement.
En tant qu’avocat initiateur vous êtes notifié par email du refus.
Cliquez sur l’acte au niveau de la liste “Mes actes”, le système affiche la synthèse au niveau de laquelle vous pouvez visualiser le commentaire de refus en cliquant sur le lien “Visualiser le commentaire”. Le commentaire est accessible dès qu’il est renseigné.
Quand l’ensemble des validateurs ont terminé de donner leurs réponses et que l’acte est au statut « Validation refusée », vous pouvez alors modifier l’acte (modification des informations, des contacts, des documents).
L’interface affiche les boutons : « Sauvegarder », « Renvoyer pour validation », « Renvoyer pour signature » :
-
« Renvoyer pour validation » permet d’envoyer de nouveau l’acte pour validation. Même processus que décrit plus haut.
-
« Envoyer pour signature » permet d’envoyer l’acte pour signature directement. Voir le processus dans la partie suivante.
3. Envoyer une relance pour validation
Vous avez la possibilité de renvoyer un mail de relance pour rappel à un ou plusieurs validateurs.
Cet email sera identique à l’email initial, la seule différence sera dans l’objet de l'email qui contiendra le mot [Relance].
La relance peut se faire de deux manières :
→ A partir du bouton « Action de l’acte » :
Vous relancez automatiquement l’ensemble des validateurs désignés.
→ A partir des 3 petits points devant chaque validateur :
Vous relancez uniquement ce validateur.
