Vous pouvez envoyer l’acte pour signature à l’ensemble des signataires.
L’acte envoyé pour signature prend le statut « En cours de signature ».
L’envoi pour signature peut se faire de trois manières :
→ Automatiquement par l’application après l’envoi pour validation et l’acceptation de l’acte par l’ensemble des validateurs désignés.
→ Cliquez sur « Envoyer pour signature » au niveau de la synthèse d’un acte qui est déjà au statut “Crée”.
→ Cliquez sur « Envoyer pour signature » directement après la création d’un acte.
Dans ce cas, vous ne passez pas par le processus de validation (facultatif).
Au clic sur « Envoyer », apparaît la pop-up “ Votre acte sera envoyé pour signature” avec les boutons « Annuler » et « Envoyer ».
Au clic sur le bouton « Envoyer » de la pop in, un email est envoyé aux signataires associés pour leur demander de signer. Le lien est valable pendant 1 mois. Si cette durée est dépassée, l’avocat doit envoyer une relance pour signature.
L’action est déclenchée automatiquement suite à la validation de l’acte.
Si votre client ne voit pas l’email de signature dans sa boîte de réception, indiquez lui de vérifier dans ses courriers indésirables que l’email est bien réceptionné.
N.b : si un acte passe par le processus de validation, le déclenchement de la phase de signature est réalisé sans votre intervention. « Validé » est un statut intermédiaire qui confirme que l’ensemble des validateurs ont acceptés l’acte.
1. Acte signé par l’ensemble des signataires
L’ensemble des signataires ont accepté de signer l’acte.
L’acte prend le statut « Signé ».
Vous êtes notifié par email de la réalisation de l’action demandée par le signataire.
Cliquez sur l’acte dans la liste “Mes actes” → le système affiche la synthèse au niveau de laquelle vous pouvez télécharger le document signé ainsi que le dossier de preuve (dans le pavé « Documents »).
Le dossier de preuve ne contient pas l’acte mais permet de vérifier l’authenticité des signatures.
Vous pouvez visualiser l’acte en cliquant sur l’icône œil. Vous pouvez télécharger l’acte en cliquant sur l’icône “téléchargement”.
2. Refus de signature par un ou plusieurs signataires
Si un des signataires a refusé de signer, l’acte prend le statut “Signature refusée”.
Vous êtes notifié par email du refus.
Vous cliquez sur l’acte dans la liste “Mes actes” → le système affiche la synthèse au niveau de laquelle vous pouvez visualiser le commentaire. Pour cela cliquez sur “Visualiser le commentaire”.
Vous pouvez alors modifier l’acte (modification des informations, des contacts, des documents). L’interface affiche les boutons : “Sauvegarder”, “Renvoyer pour validation”, “Renvoyer pour signature”.
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« Renvoyer pour validation » permet d’envoyer de nouveau l’acte pour validation. Même processus que décrit plus haut.
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« Renvoyer pour signature » permet d’envoyer de nouveau l’acte pour signature. Même processus que décrit précédemment.
3. Envoyer une relance de signature
Vous avez la possibilité de renvoyer un email de relance à un ou plusieurs signataires. Cet email sera identique à l’email initial. La seule différence sera dans l’objet qui contiendra le mot [Relance].
La relance peut se faire de deux manières :
→ A partir du bouton « Action de l’acte » :
Vous relancez automatiquement l’ensemble des signataires.
→ A partir des 3 petits points devant chaque signataire :
Vous relancez uniquement ce signataire.
