Saisir un acte

En tant qu’avocat initiateur, vous pouvez saisir un nouvel acte et le soumettre à la validation et/ou à la signature.

Pour ajouter un nouvel acte cliquez sur le bouton « + Créer un nouvel acte » au niveau de l’interface « Mes actes ».

Ce processus passe par plusieurs étapes :

 

1. Saisie des informations de l’acte

A cette étape, vous pouvez renseigner les informations suivantes :

  • Nom de l’acte
    • Saisie libre
    • Valeur obligatoire
  • Nom du dossier

    • Saisie libre

    • Valeur obligatoire

  • Numéro interne du dossier

    • Saisie libre

    • Valeur facultative

Au clic sur « Sauvegarder », les informations saisies sont enregistrées.

Au clic sur « Suivant», vous passez à l’étape suivante.

 

2. Ajout et conversion des documents

2.1. Ajouter et convertir

A cette étape, vous pouvez ajouter les documents à signer ou à valider. Ils seront automatiquement convertis au format nécessaire pour l’archivage (PDF 2A).
Cette conversion pourra également générer une diminution de leur volume (compression du document).

Les documents autorisés sont les .PDF, .PNG, .JPG et .BPM.

Vous pouvez ajouter plusieurs documents dans un même acte. Ils doivent être liés au même acte car après la signature le document va être fusionné.
Il n’y a pas de limite en nombre de documents mais uniquement au niveau de la taille maximale de l’ensemble des documents chargés : 40 Mo.

L’ajout du document se fait de deux manières :

  • Soit en glissant les documents dans le pavé dédié

  • Soit en les chargeant à partir de votre poste en cliquant sur « Glissez votre fichier ou téléchargez-le ».

 

2.2. Visualiser et télécharger

Après l’ajout des documents, le composant affiche les documents ajoutés ligne par ligne avec les informations suivantes :

  • Nom du document avec l’extension .pdf (suite à la conversion).

  • La taille du document

  • Un pictogramme « œil » qui permet d’ouvrir le document dans un nouvel onglet du navigateur

  • Un pictogramme « Télécharger » qui permet de télécharger le document sur son poste

  • Un pictogramme « 🗑️ » qui permet de supprimer le document de l’acte

  • Un pictogramme « Télécharger » global permet de télécharger l’ensemble des documents en un seul clic.

 

2.3. Ordonnancer les documents de l’acte

Des flèches permettent d’ordonnancer les documents dans l’acte. Au clic sur les flèches montantes ou descendante ou via un glisser-déposer, vous définissez l’ordre des documents à soumettre pour signature.

Cet ordre sera sauvegardé et appliqué tout au long du processus de validation (pour les validateurs) et de signature (pour les signataires).

Au clic sur “Suivant”, vous passez à l’étape suivante, l’ajout des contacts dans l’acte.

 

3. Ajout des signataires et des avocats validateurs

A cette étape, vous pouvez ajouter des signataires et des avocats validateurs à l’acte.

 

3.1. Ajout d'un signataire

Cliquez sur le bouton « + Ajouter un signataire » qui permet d’ajouter les signataires de l’acte à partir de la saisie des informations suivantes : 

  • Choix entre « Personne physique » ou « Personne morale »

  • Nom du signataire

    • Valeur obligatoire

  • Prénom du signataire

    • Valeur obligatoire

  • Nom de la société, uniquement s’il s’agit d’une  personne morale

    • Valeur obligatoire

  • Numéro de téléphone

    • Valeur obligatoire

    • Saisie libre

  • Adresse mail

    • Valeur obligatoire

    • Saisie libre

  • Date de naissance

    • Valeur facultative

    • Saisie libre au format JJ.MM.AA

  • Lieu de naissance

    • Valeur facultative

    • Saisie libre

Le bouton « Supprimer » permet de supprimer un signataire de l’acte.

Le clic sur « + Ajouter un autre signataire » permet d’afficher un nouveau bloc pour ajouter un autre signataire pour ce même acte.
Il n’y a pas de limite concernant le nombre de signataires à ajouter à l‘acte.

N.B : l’ajout d’un signataire est obligatoire.

 

Cliquez sur « Ajouter », l’interface suivante apparaît : 

Vous pouvez modifier et supprimer un contact après sa création, à ce niveau.

 

3.2. Ajout d'un avocat validateur

Le clic sur le bouton « + Ajouter un avocat validateur» permet d’accéder à un moteur de recherche, il suffit juste de saisir le nom de famille de l’avocat validateur pour savoir s’il existe dans la base annuaire. S’il ne l’est pas, vous pouvez le créer à partir du formulaire de création.

 

La création d’un avocat implique une connexion via un code OTP qu’il reçoit par mail.

Si vous modifiez une information de l’avocat, la modification n’est pas répercutée sur l’annuaire des avocats. L’avocat est créé dans vos contacts.


Le bouton « Supprimer » permet de supprimer l’avocat validateur de l’acte
.


Le clic sur « + Ajouter un autre avocat » permet d’afficher un nouveau bloc pour ajouter un avocat validateur.
Il n’y a pas de limite concernant le nombre d’avocats validateurs à ajouter à l‘acte.
L’ajout d’un avocat validateur dans l’acte est facultative.

3.2_-_ajout_avocat_validateur.png

 

Une fois ajoutées, vous pouvez visualiser les informations saisies pour chaque contact présent dans l’acte.

Cliquez sur l’icône “crayon” si vous voulez modifier le contact. Au clic sur cet élément, un écran « Modifier un avocat conseil » ou « Modifier un signataire » apparaît.

L’icône « 🗑️ » permet de supprimer un signataire ou un avocat conseil de l’acte.

A la fin de cette étape, au clic sur “Suivant”, vous passez à l’étape suivante, la visualisation de la synthèse.

 

4. Consultation de la synthèse

A cette étape, vous disposez d’un récapitulatif de l’ensemble des données saisies : la synthèse.

Vous pouvez aussi ajouter des contacts ou des documents à partir de cette synthèse.

Un bouton « Actions de l’acte » au niveau de la « Synthèse de l’acte » permet les actions suivantes selon le statut de l’acte :

  • « Supprimer l’acte » : l’avocat initiateur peut l’effectuer si l’acte est au statut « en projet ». L’acte est alors définitivement supprimé de la plateforme

  •   « Abandonner un acte » : cette action est disponible entre le statut « Créé » et le statut « En cours de signature ». L’abandon permet d’interrompre le processus engagé. L’acte reste présent sur la plateforme mais n’est pas envoyé dans le centre d’archivage probant.

  •   « Télécharger la synthèse » : cette action est disponible à toutes les étapes du processus pour télécharger la synthèse sous format .pdf

 

5. Création de l’acte

Au niveau de la synthèse, cliquez sur le bouton « Créer l’acte » afin de générer un numéro unique qui identifie l’acte sur la plateforme.

Cliquez sur le bouton “Créer l’acte”.

L’application génère un numéro unique.

Vous pouvez cliquer sur “Envoyer pour validation” (développé au point 4) ou “Envoyer pour signature” (développé au point 5).

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