Au lancement du module une mire s’affiche avec les prérequis à la bonne exécution de la procédure.
Pour passer cette étape, sélectionner « j’ai compris » (1) en bas de la page puis « Continuer » (2) :
Vous arrivez par défaut sur l’onglet « Informations générales » du nouveau projet.
Vous devez saisir les informations dans ces 4 onglets :
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Informations générales
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Avocats co-rédacteurs
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Les parties
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Documents
La navigation dans la procédure se fait au travers de ces 4 onglets :
1. Saisir les informations générales
Sur le premier onglet Informations Générales, plusieurs champs obligatoires sont à compléter :
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Nom du parapheur (1)
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Adresse électronique de l’avocat initiant la procédure – Avocat de l’une des deux parties - (2)
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Date limite du parapheur : préremplie avec date du jour + 6 mois (3)
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Au-delà de cette date limite, si le projet est toujours en cours, il sera archivé automatiquement
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Description détaillée (4)
Cliquez sur « Enregistrer » pour accéder à l’onglet suivant.
2. Saisir le / le(s) avocat(s) co-rédacteur(s)
Dans l’onglet “Avocats co-rédacteurs” cliquez sur « Ajouter un nouvel avocat » :
Entrez les noms des avocats représentants les parties dans la zone de recherche. Les résultats correspondants s’affichent.
Sélectionner votre avocat co-signataire :
Vous pouvez :
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Ajouter plus d’avocats co-signataire : pas de limite de nombre (1)
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Supprimer un avocat déjà ajouté ; (2)
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Modifier « ordre de signature » (3)
Prérequis : Deux avocats sont à enregistrer au niveau de la procédure.
3. Saisir les parties
Cliquez sur l’onglet « Les parties » pour renseigner les informations propres aux parties.
S’il s’agit d’une partie déjà enregistrée, vous pouvez saisir son nom dans « Rechercher », et sélectionner la partie correspondante pour afficher dans le formulaire ci-dessous. Il sera pré-complété.
Dans le cas où cette partie n’est pas encore enregistrée. Il faut saisir les champs obligatoires :
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Nom
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Prénom
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Adresse électronique, téléphonie mobile
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Assisté par : sélectionnez le nom de l’avocat dans la liste déroulante
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Identité à valider par : l’avocat rédacteur ou l’avocat signataire
- Le document d'identification
A ce stade pour que le statut des parties soit complet, il faut que le justificatif relatif à l’identité soit ajouté, dans le cas contraire, le statut sera “incomplet” (1).
Ajoutez sous les informations relatives au contact, les pièces justificatives : téléchargez le document d’identification de la partie.
Une fois que toutes les informations sont renseignées, le statut de la partie s’affiche « Complet »
Vous pouvez ajouter d’autres parties.
Vous devrez sceller l’identité de votre partie et/ou de la partie adverse si l’autre partie a choisie d’être validée par l’avocat rédacteur.
Les identités déjà scellées s’affichent avec une icone cadenas pour montrer qu’elles ne sont plus modifiables :
4. Téléchargez les documents à signer
C’est au niveau de l’onglet “Documents” que les documents constituant le DCM sont à télécharger.
Une limite de 20 Mo est mise en place sur tous les documents téléchargés. Cette limite est imposée par les contraintes au dépôt de rang de minutes par les notaires. Le nombre de pages qui peuvent être chargés dépend de la structure du document (numérisation, texte, image...).
Si les documents à signer dépassent 20 mégas, vous devez passer par le process papier pour faire signer l’acte. Une signature électronique ne sera pas possible via l’outil.
Un compteur vous indique la taille des documents téléchargés afin de vérifier qu'ils ne dépassent pas la limite de 20Mo.
Les CGU de signature sont téléchargées par défaut et s’affichent dans la liste. Note : ce document ne fait pas partie de la limite de 20 Mo. (1)
Cliquez sur « Ajouter un nouveau document » (2).
Cliquez sur « Parcourir » pour télécharger les documents à ajouter au dossier. Attention, seuls les documents PDF sont acceptés. (3)
Une fois téléchargés, cochez « Validation de la conversion du document » pour le convertir chaque document PDF téléchargé sous format sécurisé. (4)
