Scanner des documents et réduire leur poids numérique

Sur e-DCM la limite du poids total de tous les documents est limité à 20Mo.

Voici quelques conseils pour réduire le poids de vos documents scannés.

 

1. Optimiser les réglages de votre matériel

Afin de scanner une annexe (texte ou image) imprimée sur papier ou tout autre document, le matériel & la solution choisis disposent de plusieurs niveaux de réglage.

Accédez aux options de paramétrage de votre matériel et optimisez couleur, résolution et format :

 

La couleur

Un document noir/blanc est plus léger qu’un document en couleur & réduit le temps de numérisation.

Si l’apport de la couleur n’est pas nécessaire, vous pouvez scanner votre document avec le paramètre noir/blanc.

La résolution

Plus la résolution est haute, plus la qualité du document est bonne, mais parallèlement, plus son poids est important. L’objectif est donc d’obtenir l’image la plus belle et la plus légère en fonction de l’utilisation finale du document.

Ex : un fichier de 15 pages n/b sans images pesant 3.1 Mo à 300 dpi/ppp ne pèse plus que 1.5 Mo à 200 dpi/ppp.

Repères :

  • 75 dpi/ppp = optimisé pour une qualité correcte à l’écran de l’image (recommandé)

  • 100 dpi/ppp = optimisé pour une qualité correcte à l’écran du texte et de l’image

Le format

Il s’agit de scanner des documents (page par page) pour les « convertir » en documents électroniques de format standard. Les formats PDF, PDF/A & PDF/A-1b sont à privilégier.

 

2. Optimiser vos réglages d’enregistrement en .pdf

Pour les documents produits à partir de vos outils de traitement de texte (ex : Word, PowerPoint, Excel, Open office), l’enregistrement en format PDF doit également être optimisé.

Quand vous enregistrez sous .PDF, cliquez sur « Options » pour sélectionner les options de votre PDF.

Ex :

 

3. Demander à chaque acteur de la procédure d’optimiser le poids de ses fichiers

Pour tous les documents produits par chacun des acteurs et qui vous seront transmis, demandez à ce qu’ils soient optimisés de la même manière.

Vous pouvez, par exemple, leur transmettre ce guide.

 

4. Les différents matériels pour scanner un document

Les imprimantes multifonctions

Les imprimantes multifonctions sont des appareils informatiques qui combinent 3 à 4 fonctions. Avec ces dernières, vous avez en réalité la possibilité d’imprimer, de scanner, de photocopier et de faxer un document.

Les scanners spécialisés

Les scanners spécialisés disposent de nombreux avantages pour scanner des documents et leur utilisation est en nette progression. Avec ces derniers, vous aurez notamment la possibilité d’obtenir de très bons résultats. Et les possibilités sont plus nombreuses et performantes, comme la fonctionnalité de scanner facilement recto/verso vos documents.

Les scanners spécialisés permettent de scanner rapidement une page recto/verso en optimisant la qualité.

Les solutions mobiles : smartphones ou tablettes tactiles

Il est désormais possible de scanner des documents à partir des smartphones ou des tablettes tactiles, en téléchargeant des applications.

Très pratiques, ces applications vous permettront aussi de convertir vos prises d’image en plusieurs formats. En dehors d’être pratique, il faut également préciser que la plupart des applications de scannages sont gratuites.

Cependant, on déplore tout de même quelques bugs enregistrés durant leur utilisation. Un problème qui est généralement évoqué avec celui de l’espace de stockage disponible. En effet, partant du fait que vous utilisiez votre téléphone portable, vous ne pourrez pas scanner un grand nombre de pages comme vous pourriez le faire facilement depuis du matériel dédié et un ordinateur.

Si vous utilisez cette solution, nous vous préconisons de scanner un document qui contient peu de pages.

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